مفهوم بدهکار و بستانکار

ارزیاب افتخاری

دانشـي اسـت كه با بكارگيري آن اطلاعات مربوط به معاملات و عمليـات مـالـي و رويدادهاي داراي اثر مالي بر يك مؤسسه ، جمـــع آوري ، تجزيه و تحليل ، اندازه گيري ، ثبت ، طبقه بندي ، تجميع ، تلخيص و گزارش مي شود .

ما رويدادهاي مالي را در حساب ها ثبت مي كنيم ، در واقع تحت عنوان حسابها ثبت و نگهداري مي شوند .

بدهكار حساب و بستانكار حساب

هميشه طرف راست حساب را بدهكار و طرف چپ آن را بستانكار گويند ، يعني وقتي مي گوئيم حسابي بدهكار شد ، بايد در طرف راست آن رقمي را ثبت كنيم و وقتي مي گوئيم آن حساب بستانكار شده بايد سمت چپ آن رقمي را ثبت كنيم. به بيان ديگرهرحسابي كه پول ازآن خارج شودبستانكاروهرحسابي كه پول دريافت نمايد بدهكار مي شود .

برخي حساب ها ماهيت بدهكار دارند ، يعني هميشه مانده نهايي آنها بدهكار است . مثلاً سر فصل بانك ، كه موجودي آن يا صفر است و يا در صورتي كه موجودي داشته باشد هميشه بدهكار است .

اما برخي حساب هاي ديگر ماهيت بستانكار دارند يعني هميشه مانده نهايي آنها بستانكار است . مانند سرفصل سرانه كه هميشه مانده سرفصل يا برابر صفر است و در غير اين صورت هميشه بستانكار است .

حسابداري دوطرفه (دوبل)

سيستم دوبل به اين معني است كه در هر معامله و رويداد مالي هميشه مفهوم بدهکار و بستانکار يك حساب بدهكار و يك حساب بستانكار مي گردد ، يعني در واقع دو حساب تحت تأ ثير قرار خواهند گرفت و در مقابل هر بدهكاري ، يك بستانكار وجود دارد . بنابراين در ابتدا بايد به نكات ذيل با دقت توجه نمود .

نكته 1 : موضوع رويداد مالي را به دقت تجزيه و تحليل كنيد ، يعني دقت داشته باشيد چه اتفاقي افتاده و چه حساب هايي را بايد بدهكار و بستانكار نماييد .

نكته 2 : چه حسابي افزايش يافته و چه حسابي كاهش پيدا كرده است .

نكته3: حسابي كه افزايش يافته چه ماهيتي وحسابي كه كاهش پيداكرده چه ماهيتي دارد .

مثال(1) در ابتداي سال تحصيلي مبلغ 000/000/2 ريال به عنوان سرانه شروع سال تحصيلي به حساب مدرسه اي واريز شده است .

Eتجزيه و تحليل : در اين مثال با دو سر فصل سرانه و بانك روبرو هستيم . سرفصل سرانه پول داده است پس بستانكار مي شود و بانك پول گرفته پس بدهكار مي شود .

ثبت يك رويداد مالي در آن صورت مي گيرد و در حقيقت نشان دهنده آن رويداد مالي است . وقتي مي خواهيم يك سند را ثبت نماييم ، ابتدا بايد رويداد مالي را به خوبي تجزيه و تحليل نماييم و حسابهاي بدهكار و بستانكار را شناسايي كنيم . در يك سند حسابداري موارد ذيل بايد در نظر گرفته شود .

شماره سند ، كه به منزله رديف ثبت اسناد است كه توصيه مي شود پس از مشخص شدن تاريخ سند ، اين شماره ثبت گردد . يعني سندها را به ترتيب تاريخ مرتب كرده سپس آنها را شماره گذاري نمود . در ستون شرح ، سرفصلهاي بدهكار و بستانكار و در ذيل آنها شرح رويداد را در حد يك خط مي آوريم .

هميشه سرفصل هاي بدهكار در ابتداي سند و سمت راست ستون شرح و سپس سرفصل هاي بستانكار و در سمت چپ ستون شرح نوشته مي شوند .

مثال(2) از محل جمع آوري كمك هاي مردمي مبلغ 000/500/3 ريال به حساب آموزشگاه واريز شده است .

E تجزيه و تحليل : در اين مثال با دو سر فصل بانك و كمك هاي مردمي روبه روئيم . پس سرفصل بانك بدهكار و كمك هاي مردمي بستانكار مي گردد .

با سه قانون طلایی حسابداری آشنا شویم

سیستم بدهکار – بستانکار Debit\Credit مهمترین مفهوم در حسابداری دو طرفه Double entry محسوب می شود. این سیستم با وجودی که بسیار مفید و کاربردی است، اما در عین حال بسیار دشوار است. درک درست سیستم بدهکار – بستانکار تنها از عهده ی یک حسابدار با دانش و توانا بر می آید. نکته ی مهم این است که دو فاکتور زمان و هزینه به خصوص برای کسب و کارهای بزرگ بسیار مهم است و آنها دوست ندارند که زمان و سرمایه ی خود را بیش از حد صرف امور مالی و حسابداری کسب و کار خود نمایند. قوانین طلایی حسابداری، قوانین پیچیده حسابداری را به مجموعه ای از اصول تبدیل می کند که می توان به راحتی آنها را مطالعه و اجرا کرد. نحوه ی استفاده از سیستم در اینجا آمده است:

ابتدا نوع حساب را مفهوم بدهکار و بستانکار مشخص کنید

منظور از مشخص کردن نوع حساب، انتخاب از بین انواع حساب یعنی حساب واقعی، شخصی و اسمی است. قوانین طلایی حسابداری ایجاب می کند که در ابتدا نوع حساب مورد نظر را مشخص کنید. هر نوع حساب قاعده ای دارد که باید برای حسابداری تراکنش ها اعمال شود. اکنون قوانین طلایی را با هم مرور می کنیم:

بدهکار گیرنده، بستانکار دهنده

این اصل در مورد حسابهای شخصی استفاده می شود. وقتی به طور مثال شخصی مبلغی را به حساب یک شرکت یا سازمان واریز می کند، در واقع شامل جریان ورودی وجه نقد می شود و بنابراین شخص باید در دفاتر حسابها به عنوان بستانکار ثبت شود. عکس این نیز صادق است یعنی زمانی که شخصی مبلغی را از یک سازمان دریافت می کند در ستون بدهکار ثبت می شود. به همین دلیل است که گیرنده همواره باید به عنوان بدهکار و دهنده به عنوان بستانکار ثبت شود.

بدهکار آنچه وارد می شود، بستانکار آنچه خارج می شود

این اصل در مورد حسابهای واقعی اعمال می شود. حسابهای واقعی شامل ماشین آلات، زمین و ساختمان و غیره است، که به طور پیش فرض مانده ی بدهی دارند. هنگامی که شما دریافتی خود را در ستون بدهی وارد می کنید، در واقع به موجودی حساب خود اضافه می کنید. این دقیقا همان کاری است که باید انجام شود. به طور مشابه، وقتی یک دارایی مشهود از سازمان خارج می شود و شما آن را در ستون بستانکار وارد می کنید در واقع موجودی حساب خود را کاهش می دهید.

بدهکار تمام هزینه ها و ضررها، بستانکار کلیه درآمدها و سودها

این قانون زمانی اعمال می شود که حساب مورد نظر یک حساب اسمی باشد. سرمایه ی یک شرکت یک بدهی داخلی محسوب می شود، بنابراین به طور پیش فرض دارای مانده ی اعتباری است. وقتی همه ی درآمدها و سودها را در ستون بستانکار ثبت می کنید، سرمایه خود را افزایش می مفهوم بدهکار و بستانکار دهید و در نقطه ی مقابل با کسر هزینه ها و ضررها، سرمایه ی خود را کاهش می دهید. این دقیقا همان کاری است که باید برای حفظ تعادل سیستم انجام شود. قوانین طلایی حسابداری به هر کسی اجازه می دهد تا حسابدار باشد. آنها تنها باید انواع حساب ها را درک کرده و سپس قوانین را با جدیت به کار گیرند.

بستن حساب ها و تهیه صورت های مالی

بستن حساب ها و تهیه صورت های مالی از جمله خدمات حسابداری و مالی : حسابداری و امور مربوط به مفهوم بدهکار و بستانکار آن از اجزای مختلف و متنوعی تشکیل شده که هر جز باید در یک دوره زمانی مشخص انجام شود داده ها در این حرفه از زمانی که به صورت خام وارد سیستم میشوند تا وقتی که به صورت یک گزارش نهایی درمی آیند عملیات های مختلفی روی آنها صورت گرفته و هر کدام با هدف مشخص و خاصی انجام میشود .

برخی از این عملیات های در ابتدا و طول دوره مالی انجام میشوند و برخی دیگر در پایان سال مالی مورد بررسی و محاسبه قرار میگیرند . بستن حساب ها فعالیت و عملیاتی است که در پایان دوره مالی و یا در طول آن انجام میشود.

در حسابداری بستن حساب ها چه مفهومی دارد ؟

حسابداری از حساب های مختلفی تشکیل شده است که در پایان دوره مالی همه این حساب ها باید صفر شوند یعنی حساب های دارای مانده بدهکار ، مانده نهاییشان بستانکار میشود و حساب هایی که مانده نهایی بستانکار دارند بدهکار می گردند این فرایند در حسابداری بستن حساب ها یا صفر کردن مانده انها نامیده میشود . برای تصمیم گیری های مالی و مدیریتی در پایان سال این صفر کردن حساب ضرورت داشته و باید برای همه حساب ها انجام شود .

( تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها )

در عملیات حسابداری چه حساب هایی باید بسته شوند ؟

در حسابداری سه نوع حساب به نام حساب های دایمی مفهوم بدهکار و بستانکار ، حساب های موقت و حساب های مخلوط وجود دارد که در شرایط لازم هر سه اینها باید بسته شوند البته حساب های مخلوط با شرایطی به حساب های دایم یا موقت تبدیل میشوند و در انتهای سال مالی فقط حساب های موقت و دایمی بسته خواهند شد .

حساب های مالی در چه زمان هایی ممکن است بسته شوند ؟

بستن حساب های مالی فقط در پایان سال انجام نمیشود و ممکن است در طول دوره مالی هم بنا به دلایلی این کار لازم بوده و انجام شود . بستن حساب ها در طول دوره مالی در شرایطی انجام میشود که مثلا برخی مشتریان باقیمانده بدهی خود را پرداخت نکرده و حساب آنها نیمه کاره می ماند در نتیجه شرکت با بستن حساب وی در واقع مطالبه خود را جزو معوقات سوخت شده قرار می دهد اما در پایان دوره مالی برای مشخص شدن میزان سود و زیان و انتقال برخی حساب ها به سال بعد حسابداران اقدام به بستن حساب ها خواهند نمود.در پایان سال حساب های موقت بسته شده و حساب های دایمی هم پس از بسته شدن به سال مالی بعد منتقل میشود .

( تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها )

حسابداری تا رسیدن به مرحله بستن حساب ها چه چرخه هایی را طی می کند ؟

• در مرحله اول کلیه اطلاعات مالی و جزییات مربوط به ان در موسسه گرد اوری و طبقه بندی و مرتب میشود.
• پس از ان این اطلاعات مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و رویدادهای مالی و عملیات های مربوط به آن ارزیابی شده و تحلیل می گردند .
• در مرحله بعد کلیه ثبت های مفهوم بدهکار و بستانکار لازم در دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه به صورت کاملا دقیق و با تمام جزییات انجام میشود .
• بعد از ان اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل شده و حسب نیاز جزییات تکمیل می گردند.
• آماده سازی تراز آزمایشی بعد از ان که اطلاعات به دفتر کل منتقل گردید انجام میشود
• بعد از مشخص شدن تراز آزمایشی حساب های دفتر کل تعدیل و اصلاح شده و اشتباهات برطرف میشوند .
• وقتی که حساب های دفتر کل اصلاح و تعدیل شد حالا نوبت به تهیه تراز مفهوم بدهکار و بستانکار آزمایشی اصلاح شده می رسد و با استفاده از ان صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه تهیه می گردد .
• در این مرحله نوبت به بستن حساب های موقت می رسد و وقتی حساب های موقت بسته شدند تراز اختتامیه هم تهیه شده و ثبت های لازم انجام میشود .
• در مرحله اخر ترازنامه شرکت تهیه شده و حساب های دایمی بسته و به سال بعد منتقل می گردند .

در یک حسابداری حرفه ای و مطابق با اصول مراحل بالا باید یک به یک و به طور کامل انجام شده تا درنهایت ترازنامه بدست امده قابل استناد باشد هر کدام از این مراحل که انجام نشود یا اینکه دچار نقص و اشتباه گردد ترازنامه ای که در پایان بدست می آید ارزش محاسباتی نداشته و برای تصمیمات مدیریتی و مالی قابل استناد نخواهد بود .

حساب های موقت در شرکت های خدماتی چگونه بسته میشود ؟

حساب های موقت در پایان سال مالی بسته شده و به سال بعد منتقل نمیشوند این حساب ها در انواع درآمد ، هزینه ها و برداشت وجود داشته و طی مراحل ذیل بسته میشوند :

( تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها )

در مرحله اول حساب درامد بسته میشود

برای بستن حساب های موقت از حساب خلاصه سود وزیان استفاده می کنیم در این حالت حساب درآمد را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می کنیم . قطعا حسابداران باید مفهوم درست بدهکار و بستانکار را بدانند . حساب خلاصه سود و زیان یک حساب واسط است.

مرحله دوم حساب هزینه ها باید بسته شوند

بعد از انکه جمع هزینه ها بدست امد حساب سود و زیان را با جمع هزینه ها بدهکار کرده و بعد از آن تمام حساب های هزینه و حساب های مربوط به ان را بستانکار می نماییم .

حالا باید خود حساب خلاصه سود وزیان بسته شود

خلاصه حساب سود وزیان که مشخص شد مانده ان را مشخص می کنیم اگر مانده ان بستانکار باشد آن را بدهکار می کنیم و حساب سرمایه را بستانکار می نماییم و حساب خلاصه سود و زیانی که بستانکار بشود سود محسوب شده و در تعاریف حسابداری سود نامیده میشود . حالت دیگر این است که اگر مانده حساب سود وزیان بدهکار شود آن را بستانکار کرده و سرمایه را بدهکار میکنیم در این حالت حساب سود و زیان ،زیان نامیده میشود .

مرحله اخر بستن حساب برداشت است

در مرحله آخر بستن حساب های موقت حساب سرمایه را بدهکار و حساب برداشت بستانکار میشود . حساب سرمایه باید برابر با مانده حساب برداشت بدهکار گردد .

( تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها )

حساب های دایمی ، موقت و مخلوط به چه حساب هایی گفته میشوند ؟

حساب های موقت همه حساب هایی را شامل میشود که به درآمد و هزینه مربوط میشوند این حساب ها شامل ، حساب فروش ، هزینه حقوق ، دستمزد ، آب ، برق ، تلفن و غیره بوده که در پایان سال مالی به طور کامل بسته شده و به سال بعد منتقل نمیشوند اما حساب های دایم به حساب هایی اطلاق میشوند که به دارایی ، بدهی و حقوق صاحبان سهام مربوط میشوند این حساب ها مانند موجودی نقد بانک ، حساب های دریافتنی و سرمایه و برخی دیگر بوده که در پایان سال مالی بسته شده و به سال بعد منتقل مفهوم بدهکار و بستانکار میشوند و در اخر اینکه حساب های مخلوط حساب هایی هستند که به پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد مربوط میشوند که البته می توانند موقت یا دایمی باشند و انهایی که موقت هستند مانند حساب های موقت با انها رفتار شده و مواردی که دایم می باشند مانند حساب های دایم بسته شده و به سال مالی بعد منتقل میشوند .

در حسابداری حساب های دایم چگونه بسته میشوند ؟

برای بستن حساب های دایمی و انتقال آنها به سال بعد باید ابتدا حساب های ذخیره مالیات ، اندوخته قانونی و برخی دیگر شناسایی و ثبت های مربوط به آنها انجام شود . برای دست اوردن میزان مالیات باید بر اساس ضریب ارائه شده توسط سازمان امور مالیاتی عمل شود یعنی مثلا اگر در پایان سال مشخص شود سود سالانه ۴۰۰۰۰۰۰۰۰ ریال بوده است مالیات تعلق گرفته طبق قانون باید ۲۵ درصد این مبلغ باشد که معادل ۱۰۰۰۰۰۰۰۰ ریال خواهد بود در نتیجه ذخیره مالیات عملکرد ۱۰۰۰۰۰۰۰۰ ریال در نظر گرفته میشود این مبلغ توسط خود شرکت محاسبه شده است و علی الحساب می باشد بعد از بررسی اسناد و مدارک مالی توسط ممیزین مالیاتی ممکن است این مبلغ تغییر نماید .

ذخیره یا اندوخته قانونی بخشی از سود خالص شرکت و بنگاه اقتصادی می باشد یعنی در پایان هر سال مالی با مشخص شدن میزان سود ۵ درصد ان باید به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود و این روند ادامه یابد تا میزان اندخته قانونی به ده درصد سرمایه کل شرکت برسد بعد از آن دیگر به لحاظ قانونی نیازی به برداشتن این اندوخته ۵ درصدی در سال نمی باشد ولی صاحبان سرمایه می توانند کماکان به این کار ادامه دهند و اندخته قانونی خود را بیشتر نمایند.

یکی از کارهای مهمی که حسابداران ماهر باید بلد بوده و بتوانند ان را به خوبی انجام دهند تهیه صورت های مالی می باشد. صورت های مالی گزارشات تخصصی در مورد اطلاعات مالی بوده که از اسناد و مدارک مالی و حسابداری منتج میشود . این صورت ها با توجه به نوع شغل و بنگاه اقتصادی می تواند انواع مختلفی داشته باشد مثلا صورت ترازنامه ، درامد و هزینه ها ، صورت وضعیت عملکرد ، صورت سود و زیان ، صورت سود و زیان جامع و صورت جریان وجوه نقد و برخی دیگراز این جمله اند .

این صورت های بیانگر وضعیت یک شرکت در یک دوره مالی مشخص هستند و باید بر اساس استاندارد های حسابداری تهیه گردند. این صورت ها با بیان وضعیت عملکردی شرکت امکان تصمیم گیری های مالی و مدیریتی را برای سهامدارن و مدیران ارشد فراهم می کنند .

( تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها )

در حسابداری صورت های مالی به چند دسته تقسیم میشوند ؟

• ترازنامه
• صورت حساب سود و زیان
• صورت گردش وجوه نقد
• صورت سود و زیان جامع

در تهیه صورت های مالی چه مواردی باید مورد توجه قرار بگیرد ؟

• در درجه اول حسابدار باید بداند تهیه این صورت ها باید بر اساس اسناد و مدارک حسابداری موجود در شرکت تهیه شوند .
• این صورت ها باید طوری تهیه شوند که شرکت تداوم داشته و به فعالیت خود ادامه می دهد .
• تهیه صورت های مالی باید با احتیاط و با در نظر گرفتن اصل محافظه کاری به صورتی که منافع شرکت تامین گردد تهیه گردند .
• در خواست هر گونه اطلاعات اضافی در مورد این صورت های مالی باید در یادداشت های پیوست لحاظ گردد.

( تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها )

ترازنامه یکی از صورت های مالی در شرکتها می باشد

این صورت مالی از یکسری اجزا تشکیل شده است که شامل دارایی ها ، بدهی ها و سرمایه یا حقوق صاحبان سهام می باشد ترازنامه در واقع بیان کننده میزان دارایی ها و بدهی های بنگاه اقتصادی بوده و یک دید کلی در مورد شرکت مفهوم بدهکار و بستانکار به مدیران ارائه می دهد و مدیران می توانند بر اساس این گزارش در مورد میزان سرمایه گذاری های سال بعد ، تولید و هزینه های خود تصمیم گیری نمایند.

دارایی ها در شرکت ها و بنگاههای اقتصادی به چند دسته تقسیم میشوند ؟

• دارایی های ثابت : دارایی هایی هستند که در یک مدت زمان کوتاه و یک ساله به وجه نقد تبدیل نمیشوند اما به طور مستقیم در فرایند تولید نقش داشته و بدون حضور آنها تولیدی صورت نخواهد گرفت این دارایی ها مانند ماشین آلات ، تجهیزات ، لوازم ، ساختمان محل شرکت و غیره می باشند ویژه گی دیگر این دارایی ها این است که مستهلک میشوند و به مرور زمان از ارزش آنها کاسته میشود و برخی از این دارایی ها نامشهود بوده و یکجور حق معنوی هستند مانند حق اختراع یا اکتشاف و غیره
• دارایی های جاری : دارایی هایی هستند که در یک بازه یکساله یا کوتاهتر به وجه نقد تبدیل میشوند برخی از انها مانند وجه نقد موجود در حساب بانک شرکت ، سرمایه گذاری های کوتاه مدت ، اسناد دریافتنی ، اوراق بهادر قابل فروش بوده و به این نوع دارایی ها دارایی های در گردش هم گفته میشود .

( تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها )

بستن حساب ها و تهیه صورت های مالی از وظایف مهم حسابداران در شرکت ها و بنگاهای اقتصادی بوده و البته پیرو ثبت و نگهداری اسناد و مدارک رویداد های مالی و عملیات های حسابداری انجام میشود . این فعالیت مالی در واقع بیان افق اینده شرکت بوده و تصمیم گیری های کلان بر اساس این گزارشات گرفته میشود برای همین حسابداران باید نسبت به تهیه این اسناد تعهد و دقت کافی داشته باشند .

صاحبان شرکت ها یا بنگاههای اقتصادی می توانند برای تهیه صورت های مالی یا بستن حساب های پایان سال خود از موسسات خدمات مالی و حسابداری هم کمک گرفته یا کلا کار را به انها بسپارند . موسسه خدمات مالی محاسبان تلاشگر خبره می تواند علاوه بر انجام تمام مراحل بستن حساب ها و تهیه صورت های مالی نسبت به انجام صحیح ان توسط حسابداران شرکت هم نظارت کامل داشته باشد.

وبلاگ شخصی ایمان نامور

در حسابداری مفهوم حساب به ابزاری اطلاق می شود که وظیفه اصلی ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مالی را بر عهده دارد . در واقع حساب را می توان پرونده مفصلی محسوب کرد که تغییرات در یک دارایی معین و یا بدهی خاص و یا سرمایه مالک یک موسسه تجاری را در یک دوره زمانی مشخص نشان می دهد.

حساب در یک صفحه یا یک کارت و یا یک فایل کامپیوتری به طور جداگانه ثبت می شود و هر حساب شامل سه بخش است. "عنوان حساب" و " طرف بدهکار" و " طرف بستانکار".

عنوان حساب مشخص کننده این است که اطلاعات مالی درج شده در حساب مربوط به کدامیک از اقلام دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و یا هزینه است.

طرف راست حساب در حسابداری بدهکار و طرف چپ حساب بستانکار نامیده می شود و ثبت کردن عدد و رقمی را در سمت راست هر حساب اصطلاحا " بدهکار کردن" و ثبت عدد در سمت چپ حساب را " بستانکار کردن" می نامند.

باید توجه کرد که بدهکار و بستانکار کردن یک حساب به مفهوم معنای رایج آن نیست و یک " دید" است. اکثر مردم قبل از آشنا شدن با حسابداری نسبت به این دو کلمه دیدگاههای مختلفی دارند اما در حسابداری وقتی میگوییم حسابی بدهکار شد یعنی به طرف راست آن حساب عددی اضافه شد و وقتی میگوییم حسابی بستانکار شد یعنی به سمت چپ آن حساب عددی اضافه گردید و ارتباطی به بدهکار بودن یا طلبکار بودن از شخص خاصی ندارد. بیاد می آورم که تا ماه اول شروع اولین ترم دوره کارشناسی حسابداری در دانشگاه با این دو مفهوم و درک دیدگاهی آن مشکل داشتم.

برای اینکه بتوان رویدادهای مالی را در یک سیستم حسابداری ثبت نمود از فرمی بنام سند حسابداری استفاده میشود که ضمایم و مدارکی که باعث بوجود آمدن این رویداد مالی شده بعنوان پیوست یا ضمائم به سند حسابداری الصاق گردیده و حداقل ده سال نگهداری می گردد. سند مفهوم بدهکار و بستانکار حسابداری میتواند دستی یا کامپیوتری باشد.

سند حسابداری باید دارای خصوصیات یا مشخصات زیر باشد:

- تعداد پیوست ها یا ضمائم.

- ستون شماره روزنامه که در آن شماره صفحه ای که سند در دفتر روزنامه ثبت میگردد، درج می شود.

- ستون شماره معین که در آن شماره صفحه دفتر معین یا جزء که سند در آن ثبت شده درج می گردد.

- ستون شرح که شرح مختصری از رویداد مالی منجر به صدور سند در آن نوشته می شود. بطور مثال "خرید یکصد عدد لوح فشرده"

- ستون مبلغ جزء که مبالغ جزء تشکیل دهنده یک حساب کل جداگانه در آن درج میشود.

- ستون بدهکار که مبالغ بدهکار شده هر حساب که در واقع مجموع حسابهای جزء همان حساب است در آن ثبت می‌گردد.

- ستون بستانکار که مبالغ بستانکار شده هر حساب که در واقع مجموع حسابهای جزء همان حساب است در آن ثبت می‌شود.

- ردیف جمع که جمع کلیه ستونها جهت کنترل صحت عمل ثبت و همچنین موازنه حسابها در آن ثبت میشود. باید توجه داشت که جمع ستون بدهکار و بستانکار می باید با هم برابر بوده و درصورتی که یک سند در یک صفحه ثبت آن به اتمام برسد جمع ستون جزء مجموع دوستون بدهکار و بستانکار باشد.

- مشخصات تنظیم کننده سند و مسئول تائید کننده که در انتهای اسناد حسابداری درج میگردد و پس از تائیدات مربوطه قابلیت ثبت در دفتر روزنامه را دارد.

- کلیه ضمائم و اسناد و مدارک مثبته ای که به موجب آن سند حسابداری تحریر شده است می باید ضمیمه اسناد حسابداری شود و تعداد ضمائم نیز در قسمت پیوست درج گردد که جزء لاینفک سند است.

بر اساس آئین نامه نگهداری و تحریر دفاتر موضوع قانون مالیاتهای مستقیم:

ماده ۹- سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حساب هایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می باشد.

ماده ۱۰- مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد.

حسابداری دوبل چیست

مفهوم حسابداری دوبل
حسابداری دوبل سیستمی است جهت ثبت تراکنش های مالی بصورتی که هر تراکنش حدالاقل در دو حساب ثبت می شود . در اینجا هیچگونه محدودیتی جهت استفاده از حساب برای درج در سیستم حسابداری وجود ندارد ولی باید یکسری از قوانین رعایت شود که در زیر تضیح داده می شود .در سیستم دوبل برای هر حساب دو سطر وجود دارد سطر اول بدهکار در سمت راست و سطر دوم بستانکار در سمت چپ ، همچنین جمع بدهکار و بستانکار باید با هم مساوی باشد تا ثبت شما درست باشد در غیر این صورت اشتباهی صورت گرفته است . وقتی که جمع دو طرف مساوی باشد به اصطلاح گفته می شود ثبت شما تراز می باشد . برای روشن شدن موضوع را با مثالی ادامه می دهیم .هر معامله ای دو اثر دارد برای مثال شخصی می خواهد یک نوشابه از یکی از مغازه های محله شان بخرد او به معازه رفته و یک بطری نوشابه بر می دارد و پول آن را به مغازه دار داده و بر می گردد .این مثال ساده برای هردوی آنها (خود شخص و فروشنده ) اثراتی دارد . برای ساده تر شدن به آن شخص خریدار و به مغازه دار فروشنده می گوییم .
خریدار یک بطری نوشابه دارد و در مقابل از مقدار وجه نقد موجود در کیف پولش کم شده است بعبارت دیگر تراز مالی خریدار جهت خرید نوشابه کم شده است اما او یک نوشابه دارد .
در طرف مقابل فروشنده قرار دارد که او یک بطری نوشابه موجود در مغازه خود را از دست داده است و در مقابلش به اندازه قیمت آن وجه نقد دریافت نموده است ، بعبارت دیگر تراز مالی فروشنده به اندازه قیمت بطری نوشابه افزایش پیدار کرده است .
این یک مثال ساده در زمینه حسابداری دوبل می باشد . حسابداری در این زمینه سعی دارد که هر دو تراکنش را ثبت نماید و در صورت های مالی آن را گزارش نماید .بدون استفاده از حسابداری دوبل ، اسناد مالی فقط یک بخش از عملیات شرکت را گزارش می نماید . تصور کنید یک شرکت در سال جاری یک مفهوم بدهکار و بستانکار خودرو خریداری می نماید اما حسابداری فقط خرید خودرو را ثبت می نماید بدون اینکه در مقابل خرید خودرو وجه نقد و یا بانک خود را کم کند . در این صورت خودرو خریداری گشته است ولی وجه نقد آن هنوز در موسسه باقی مانده مفهوم بدهکار و بستانکار است (ثبت غلط) . اشتباهی که در این صورت در موسه پیش می آید این است که تراز های مالی موسسه درچار سردرگمی می گردند و دیگر نمی توان به آنها اعتماد نمود .
بطور سنتی دو اثر حسابداری را بدهکار (بد) و بستانکار(بس) می نامند .مبنای حسابداری بر اساس مفهوم بدهکار قرار دارد که همیشه با مقدار بستانکار برابر می باشد ، این مفهوم حسابداری دوبل یا دوگانه می باشد .
ثبت بدهکار باعث اثرات زیر می شود :
1- افزایش دارایی ها
2- افزایش در هزینه ها
3- کاهش بدهی ها
4- کاهش حقوق صاحبان سهام
5- کاهش درآمد
ثبت بستانکار باعث اثرات زیر می گردد:
1- کاهش دارایی ها
2- کاهش هزینه ها
3- افزایش بدهی ها
4- افزایش حقوق صاحبان سهام
5- افزایش درآمد
حسابداری دوبل طبق فرمول زیر همیشه برابر باقی می ماند (به این فرمول اصلی حسابداری می گویند )
سرمایه = دارایی – بدهی ها
هرگونه افزایش در هزینه ها (بدهکار) بوسیله کاهش دارایی ها (بستانکار)یا افزایش حقوق صاحبان سهام (بستانکار) خنثی می شود ،و یا بالعکس . مثال هایی از ثبت دوبل